1. Qué es Excel 365 y cómo está organizado
Excel 365 es la hoja de cálculo de Microsoft 365. Sirve para introducir datos en una cuadrícula, calcular con fórmulas y funciones, representar los datos en gráficos y analizarlos (ordenar, filtrar, resumir). En el examen se pregunta de forma muy práctica: dónde está un comando en la cinta, qué hace un atajo de teclado, qué devuelve una función o qué se ve en la celda después de escribir algo.
La ventana de Excel
- Cinta de opciones: pestañas con grupos de comandos. Las habituales son Archivo, Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. Al pulsar Alt aparecen las «Sugerencias de teclas»: Alt+H abre Inicio, Alt+N Insertar, Alt+P Diseño de página, Alt+M Fórmulas, Alt+A Datos, Alt+R Revisar y Alt+W Vista (Microsoft Support, Métodos abreviados de teclado de Excel).
- Barra de herramientas de acceso rápido: se puede mostrar encima (en la barra de título, posición predeterminada) o debajo de la cinta; se añaden comandos con clic derecho > «Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido» (Microsoft Support, Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido).
- Cuadro de nombres (muestra la referencia de la celda activa, por ejemplo B4) y barra de fórmulas (muestra el contenido real de la celda: si hay una fórmula, se ve aquí aunque la celda muestre el resultado).
- Pestañas de hoja en la parte inferior y barra de estado (con el zoom y, al seleccionar números, la suma, el promedio y el recuento).
2. Libros, hojas y celdas
- Un libro es el archivo de Excel (formato predeterminado .xlsx; con macros, .xlsm; plantilla, .xltx). Contiene una o varias hojas de cálculo.
- Una hoja es una cuadrícula de filas (numeradas) y columnas (identificadas por letras). La intersección es la celda, que se nombra con columna + fila: C7.
- Un rango es un grupo de celdas: A1:B10 (los dos puntos indican «desde… hasta»).
Límites que pueden preguntar (Microsoft Support, Especificaciones y límites de Microsoft Excel)
| Elemento | Límite |
|---|---|
| Tamaño de la hoja | 1.048.576 filas por 16.384 columnas (la última columna es la XFD) |
| Caracteres en una celda | 32.767 |
| Ancho de columna | 255 caracteres |
| Alto de fila | 409 puntos |
| Hojas en un libro | Limitado por la memoria disponible (por defecto, 1 hoja) |
| Zoom | Del 10 % al 400 % |
| Precisión numérica | 15 dígitos |
| Niveles de anidamiento de funciones | 64 |
| Argumentos de una función | 255 |
| Longitud de una fórmula | 8.192 caracteres |
| Fechas | Del 1 de enero de 1900 al 31 de diciembre de 9999 |
Trabajar con hojas, filas y columnas
- Insertar hoja nueva: Mayús+F11 (o el botón «+» junto a las pestañas).
- Cambiar de hoja: Ctrl+Av Pág (siguiente) y Ctrl+Re Pág (anterior).
- Seleccionar columna completa: Ctrl+barra espaciadora; fila completa: Mayús+barra espaciadora.
- Ocultar filas: Ctrl+9; ocultar columnas: Ctrl+0.
- Ir al inicio de la hoja (A1): Ctrl+Inicio; ir a la última celda usada: Ctrl+Fin.
- Ir a (cuadro de diálogo): F5.
Inmovilizar paneles
Para que una fila de encabezados o una columna no se mueva al desplazarse: pestaña Vista > Inmovilizar paneles, con tres opciones: Inmovilizar paneles (bloquea las filas superiores y las columnas a la izquierda de la celda seleccionada), Inmovilizar fila superior e Inmovilizar primera columna. Para deshacerlo: Vista > Inmovilizar paneles > Movilizar paneles (Microsoft Support, Inmovilizar paneles para bloquear filas y columnas).
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Faltan estos 8 apartados del resumen, con las preguntas de cada uno para comprobar que lo has entendido:
- 3. Introducción y edición de datos
- 4. Fórmulas y referencias
- 5. Funciones que hay que dominar (nombres en español)
- 6. Gráficos
- 7. Gestión de datos
- 8. Impresión
- 9. Personalización del entorno
- Lo que más cae
Puntos clave
lo que tienes que saberte sí o sí
- Una hoja tiene 1.048.576 filas y 16.384 columnas (última columna: XFD); una celda admite 32.767 caracteres.
- En Excel en español los argumentos se separan con punto y coma: =SI(A1>10;"Alto";"Bajo").
- $A$1 es absoluta, A$1 y $A1 son mixtas, A1 es relativa; F4 alterna entre ellas al editar la fórmula.
- BUSCARV busca en la primera columna; con FALSO (0) hace coincidencia exacta y, si se omite, aproximada.
- BUSCARX hace coincidencia exacta por defecto y admite un valor si_no_se_encuentra; no existe en Excel 2016 ni 2019.
- CONTAR cuenta números; CONTARA cuenta celdas no vacías; CONTAR.SI cuenta las que cumplen un criterio.
- Excel guarda las fechas como números de serie: el 1/1/1900 es el 1.
- Formato Porcentaje multiplica por 100: 0,21 se ve como 21,00 %.
- Inmovilizar paneles está en Vista; Formato condicional en Inicio > Estilos; Validación de datos y Ordenar y filtrar en Datos.
- Tabla dinámica y Segmentación de datos se insertan desde la pestaña Insertar; la segmentación filtra tablas y tablas dinámicas.
- Alt+F1 crea un gráfico incrustado; F11, un gráfico en hoja aparte; Mayús+F11 inserta una hoja nueva.
- Ctrl+1 abre Formato de celdas; F2 edita la celda; Alt+= inserta Autosuma; Ctrl+; inserta la fecha actual.
Ponte a prueba: 2 preguntas tipo test
1. En Excel 365 se quiere que en la columna «Provincia» solo puedan elegirse valores de una lista desplegable. ¿Qué herramienta se utiliza?
- A) Formato condicional, en la pestaña Inicio.
- B) Relleno rápido, en la pestaña Datos.
- C) Segmentación de datos, en la pestaña Insertar.
- D) Validación de datos, en la pestaña Datos.
Ver la respuesta
Correcta: D) Validación de datos, en la pestaña Datos.
La validación de datos permite restringir la entrada de una celda, entre otras opciones, a una lista desplegable de valores permitidos.
Microsoft Support: Aplicar validación de datos a celdas
2. Mientras edita una fórmula en Excel 365 con la referencia A1 seleccionada, pulsa una vez la tecla F4. ¿En qué se convierte la referencia?
- A) A$1
- B) $A1
- C) $A$1
- D) A1!
Ver la respuesta
Correcta: C) $A$1
F4 recorre las combinaciones de referencias en el orden $A$1, A$1, $A1 y A1; la primera pulsación sobre una referencia relativa la hace absoluta.
Microsoft Support: Métodos abreviados de teclado de Excel