1. Qué es Access y cómo se organiza
Microsoft Access 365 es un sistema gestor de bases de datos relacionales de escritorio. Todo lo que contiene una base de datos se guarda en un único archivo con extensión .accdb. Ese archivo puede ocupar como máximo 2 GB, menos el espacio que necesitan los objetos del sistema, y puede contener hasta 32.768 objetos (Especificaciones de Access).
Los datos se guardan en tablas formadas por registros (filas) y campos (columnas): un registro contiene los datos de un elemento concreto (un empleado, un producto) y un campo, un aspecto de ese elemento (el nombre, el correo electrónico) (Introducción a las tablas).
Los objetos de la base de datos
Se ven en el Panel de navegación, a la izquierda:
| Objeto | Para qué sirve |
|---|---|
| Tablas | Guardan los datos. Son el único objeto que almacena información. |
| Consultas | Piden, filtran, calculan o modifican datos de una o varias tablas. |
| Formularios | Pantallas para introducir, editar y consultar datos registro a registro. |
| Informes | Presentan los datos con formato, para imprimir o resumir. |
| Macros | Automatizan acciones sin programar. |
| Módulos | Contienen código VBA. |
Casi todos se crean desde la pestaña «Crear» de la cinta de opciones.
Algunos límites que conviene saber (Especificaciones de Access)
| Elemento | Límite |
|---|---|
| Tamaño del archivo .accdb | 2 GB (menos objetos del sistema) |
| Objetos en la base de datos | 32.768 |
| Caracteres en el nombre de un objeto o de un campo | 64 |
| Campos por tabla | 255 |
| Índices por tabla | 32 |
| Campos en un índice o clave principal | 10 |
| Usuarios simultáneos | 255 |
| Tablas en una consulta | 32 |
| Consultas anidadas | 50 |
| Caracteres en un parámetro | 255 |
| Páginas de un informe | 65.536 |
| Niveles de agrupación/ordenación en un informe | 10 |
2. Tablas
Vistas de una tabla
- Vista Hoja de datos: cuadrícula de filas y columnas donde se escriben y ven los datos.
- Vista Diseño: donde se define la estructura: nombre del campo, tipo de datos, descripción y propiedades del campo.
Las propiedades de campo más habituales son: Tamaño del campo, Formato, Máscara de entrada, Valor predeterminado, Regla de validación, Texto de validación, Requerido e Indexado (Introducción a las tablas).
Tipos de datos
Es la parte que más se pregunta. Tamaños según la página «Tipos de datos para bases de datos de escritorio de Access»:
| Tipo de datos | Para qué | Tamaño |
|---|---|---|
| Texto corto | Datos alfanuméricos (nombres, títulos…) y números con los que no se calcula (teléfonos, códigos postales) | Hasta 255 caracteres |
| Texto largo | Párrafos y textos extensos | Hasta 1 GB aprox.; por la interfaz se pueden escribir 65.535 caracteres |
| Número | Datos numéricos con los que se calcula | 1, 2, 4, 8 o 16 bytes |
| Número grande | Números enteros muy grandes | 8 bytes |
| Fecha y hora | Fechas y horas | 8 bytes |
| Fecha y hora extendida | Fechas y horas con más precisión | Cadena codificada de 42 bytes |
| Moneda | Importes; se almacenan con 4 posiciones decimales de precisión | 8 bytes |
| Autonumeración | Valor único que Access genera para cada registro nuevo | 4 bytes (16 si es Id. de replicación) |
| Sí/No | Valores booleanos (verdadero/falso) | 1 byte |
| Objeto OLE | Imágenes u objetos de otra aplicación de Windows | Unos 2 GB según «Tipos de datos»; 1 GB por campo según «Especificaciones de Access» |
| Hipervínculo | Dirección a un archivo o página web | Hasta 8.192 caracteres |
| Datos adjuntos | Adjuntar archivos (imágenes, documentos, hojas de cálculo) | Hasta unos 2 GB |
| Calculado | Resultado de una expresión con datos de uno o varios campos | Depende del tipo del resultado |
| Asistente para búsquedas | No es realmente un tipo de datos: crea un campo que muestra una lista de valores de otra tabla o de una lista escrita | Depende del campo de búsqueda |
Trucos para no fallar:
- Más de 255 caracteres de texto → Texto largo, nunca Texto corto.
- Para un DNI o un teléfono se usa Texto corto: no se hacen cálculos con ellos y pueden llevar letras o ceros a la izquierda.
- Para guardar un archivo dentro del registro, el tipo moderno es Datos adjuntos (admite varios archivos por registro).
- El valor de un campo Calculado no se escribe a mano: se define con una expresión, que se construye en el Generador de expresiones.
La clave principal
La clave principal es el campo (o campos) que identifica cada registro. Según Microsoft debe cumplir tres condiciones: identifica inequívocamente cada fila, nunca está vacía ni es nula y sus valores no suelen cambiar. Si no hay ningún campo adecuado, se usa un campo Autonumeración, que genera el valor solo al guardar cada registro por primera vez. Cuando la clave está formada por varios campos se llama clave compuesta (por ejemplo, Id. de pedido + Id. de producto en una tabla de detalles de pedido). Se asigna en la Vista Diseño, seleccionando el campo y pulsando el botón «Clave principal» de la pestaña «Diseño de tabla» (Agregar o cambiar la clave principal).
Sigue leyendo en Opoclaro, gratis
Faltan estos 7 apartados del resumen, con las preguntas de cada uno para comprobar que lo has entendido:
- 3. Relaciones
- 4. Consultas
- 5. Formularios
- 6. Informes
- 7. Importar, vincular y exportar
- 8. Mantenimiento: Compactar y reparar
- Lo que más cae
Puntos clave
lo que tienes que saberte sí o sí
- Una base de datos de Access es un único archivo .accdb de como máximo 2 GB (menos los objetos del sistema).
- Las tablas son el único objeto que guarda datos; consultas, formularios e informes trabajan sobre ellas.
- Texto corto admite hasta 255 caracteres; para más, Texto largo.
- Datos adjuntos admite hasta unos 2 GB; Moneda guarda 4 decimales; Sí/No ocupa 1 byte.
- El Asistente para búsquedas no es realmente un tipo de datos.
- La clave principal identifica cada registro, nunca es nula y casi no cambia; suele ser Autonumeración.
- Varios a varios se resuelve con una tabla de unión y dos relaciones uno a varios.
- La integridad referencial evita registros huérfanos; se puede actualizar y eliminar en cascada.
- Consulta de parámetros: el criterio va entre corchetes, p. ej. [¿Qué ciudad?].
- Las consultas de acción (creación de tabla, datos anexados, actualización, eliminación) no se pueden deshacer.
- La consulta de unión exige mismo número de campos, mismo orden y tipos compatibles; no tiene Vista Diseño.
- Los informes pueden basarse en tablas o consultas; el Encabezado de página se repite en cada página.
- Importar copia los datos; vincular los deja en el origen. Todo está en la pestaña «Datos externos».
Ponte a prueba: 2 preguntas tipo test
1. ¿Cuál es el número máximo de caracteres que admite un campo de tipo Texto corto en Access 365?
- A) 64 caracteres.
- B) 128 caracteres.
- C) 255 caracteres.
- D) 65.535 caracteres.
Ver la respuesta
Correcta: C) 255 caracteres.
El tipo Texto corto admite hasta 255 caracteres. 64 es el máximo de caracteres de un nombre de campo y 65.535 el de Texto largo introducido desde la interfaz.
Microsoft Support: Especificaciones de Access
2. En una tabla de Access 365 se necesita un campo para guardar el código postal de cada interesado (por ejemplo, 08001). ¿Qué tipo de datos es el más adecuado?
- A) Número.
- B) Texto corto.
- C) Moneda.
- D) Autonumeración.
Ver la respuesta
Correcta: B) Texto corto.
Los códigos postales no se usan para calcular y pueden empezar por cero, por lo que se guardan como Texto corto (hasta 255 caracteres). Con Número se perdería el cero inicial.
Microsoft Support: Tipos de datos para bases de datos de escritorio de Access