Outlook 365: correo electrónico

1. Conceptos elementales

Outlook es el cliente de correo electrónico de Microsoft 365. Además del correo integra el Calendario, Personas (contactos y libreta de direcciones) y las tareas (Tareas y To Do). Hoy conviven dos aplicaciones de escritorio para Windows, y el examen puede referirse a cualquiera de las dos:

• Outlook clásico: el de siempre, con la cinta de opciones completa y el menú Archivo (vista Backstage). Es el que describen casi todas las preguntas del INAP.
• Nuevo Outlook para Windows: más parecido a Outlook en la web. Microsoft indica cómo distinguirlos: si en la cinta aparece la opción Configuración, estás en el nuevo Outlook; si no aparece, estás en el clásico (Microsoft Support: Métodos abreviados de teclado para Outlook).

Salvo que se diga otra cosa, en este resumen se describe Outlook clásico y se indican las diferencias del nuevo Outlook cuando son relevantes.

Cuenta, buzón y dirección

• Una cuenta de correo se identifica con una dirección del tipo usuario@dominio (la arroba separa el nombre de usuario del dominio).
• El buzón es el espacio del servidor donde se guardan los mensajes y carpetas de esa cuenta. En Outlook se pueden añadir varias cuentas; cada una tiene su propio buzón y su propio árbol de carpetas.

Protocolos y tipos de cuenta

Ojo: el botón Respuestas automáticas solo aparece con cuentas Exchange y Microsoft 365; en cuentas POP o IMAP (Gmail, Yahoo…) no está y hay que simularlo con una regla (Microsoft Support: Respuestas automáticas fuera de la oficina).

Archivos de datos (.pst y .ost)

• .pst (archivo de datos de Outlook): guarda los elementos de cuentas POP y los archivos de archivado o copias que crea el usuario.
• .ost (archivo de datos sin conexión): copia local sincronizada de un buzón Exchange, Microsoft 365 o IMAP, que permite trabajar sin conexión.
• Se gestionan en Archivo > Configuración de la cuenta > Archivos de datos. Desde ahí, con Configuración > Compactar ahora, se reduce el tamaño de un .pst. Outlook también los compacta automáticamente en segundo plano cuando no se usa, pero solo si más del 20 % del archivo es espacio sin usar (Microsoft Support: Reducir el tamaño del buzón y de los archivos de datos de Outlook).

2. El entorno de trabajo

La ventana principal

• Cinta de opciones con las pestañas Archivo, Inicio, Enviar y recibir, Carpeta y Vista, entre otras. Con la tecla Alt se muestran las teclas de acceso (por ejemplo, Alt+H abre Inicio, Alt+F el menú Archivo, Alt+V la pestaña Vista).
• Panel de carpetas (a la izquierda): Bandeja de entrada, Borradores, Elementos enviados, Elementos eliminados, Bandeja de salida, Correo no deseado, Archivo y las carpetas que cree el usuario.
• Lista de mensajes: los mensajes de la carpeta seleccionada; se pueden ordenar, agrupar y organizar por conversaciones.
• Panel de lectura: muestra el mensaje seleccionado sin abrirlo en otra ventana. Su posición (derecha, abajo o desactivado) se cambia en la pestaña Vista.
• Barra Tareas pendientes (barra de To Do): panel opcional con calendario, contactos y tareas. Se activa con Alt+V, B y luego C (Calendario), P (Contactos), T (Tareas) u O (Desactivado).
• Barra de navegación: iconos para cambiar entre Correo, Calendario, Personas, Tareas y otras vistas.

Cambiar de vista con el teclado (Outlook clásico)

Microsoft advierte que los números pueden cambiar según la configuración de la aplicación; Ctrl+1 (Correo) y Ctrl+2 (Calendario) son los más estables y los más preguntados (Microsoft Support: Métodos abreviados de teclado para Outlook).

Calendario en dos líneas

En el Calendario se crean citas (Ctrl+Mayús+A), que solo afectan a tu agenda, y convocatorias de reunión (Ctrl+Mayús+Q), que invitan a otras personas. Se pueden tener varios calendarios y verlos a la vez.