Word 365: procesador de textos

1. Qué es Word 365 y cómo está organizado

Word es el procesador de textos de Microsoft 365. En el examen casi nunca se pregunta teoría abstracta: se pregunta dónde está un comando, qué hace un atajo de teclado o qué herramienta usar para una tarea concreta. Este resumen va en ese orden práctico.

La ventana de Word

• Barra de título: nombre del documento. Por defecto, encima de ella o integrada en ella está la barra de herramientas de acceso rápido (Guardar, Deshacer, Autoguardado…).
• Cinta de opciones: agrupa los comandos en pestañas, y cada pestaña en grupos. Por ejemplo, en la pestaña Inicio, el grupo Fuente contiene Color de fuente (Microsoft Support: Métodos abreviados de teclado de Word).
• Área del documento, reglas (se muestran u ocultan desde Vista) y barra de estado (número de página, palabras, zoom, vistas).
• Vista Backstage: es lo que se abre al pulsar Archivo (Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, Opciones…).
• La cinta se contrae o expande con Ctrl+F1 o haciendo doble clic en cualquier pestaña (Microsoft Support: Métodos abreviados de teclado de Word; Personalizar la cinta en Office).
• Al pulsar Alt (o F10) aparecen las Sugerencias de teclas: letras para llegar a cada pestaña y comando sin ratón.

Las pestañas de la cinta y para qué sirve cada una

(Microsoft Support: Métodos abreviados de teclado de Word). Pueden aparecer pestañas contextuales (por ejemplo, al seleccionar una tabla o una imagen) y la pestaña Programador/Desarrollador, que está oculta por defecto y se activa en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones (Microsoft Support: Crear una plantilla).

Truco para el examen: «Diseño» = aspecto global (temas, marca de agua, bordes de página); «Disposición» = cómo se coloca el texto en la página (márgenes, orientación, columnas, saltos).

2. Creación y estructuración del documento

Formato de carácter y de párrafo

En Inicio están los grupos Fuente y Párrafo: negrita, cursiva, subrayado, tamaño, color, alineación, interlineado, sangrías, viñetas y numeración. Atajos verificados en la página oficial (distribución de teclado de España):

(Microsoft Support: Métodos abreviados de teclado de Word). Atención: en el teclado español la tecla < > es la misma, por eso hay preguntas que hablan de «Ctrl + <» para reducir el tamaño de fuente.

Advertencia sobre letras: la página oficial en español mezcla atajos de la versión inglesa y de la española (por ejemplo, asigna Ctrl+A tanto a «Abrir» como a «Seleccionar todo», y Ctrl+U tanto a «Nuevo documento» como a «Subrayado»). Para cursiva, subrayado, centrar, guardar o seleccionar todo, compruebe el atajo en su propio Word antes del examen.

Estilos

Un estilo es un conjunto de formatos con nombre (fuente, tamaño, color, alineación, interlineado, sangría…) que se aplica de una vez. Están en la galería de Estilos de la pestaña Inicio (Microsoft Support: Personalizar o crear nuevos estilos).

• Para modificar un estilo: clic derecho sobre él en la galería > Modificar, o cambiar el formato del texto y elegir Actualizar [estilo] para que coincida con la selección. Todo el texto con ese estilo cambia a la vez.
• Para crear uno: clic derecho sobre el texto con formato > Estilos > Crear un estilo.
• Atajos: Título 1, 2 y 3 con Ctrl+Alt+1/2/3; estilo Normal con Ctrl+Mayús+N; panel Estilos con Ctrl+Alt+Mayús+S (Microsoft Support: Métodos abreviados de teclado de Word).
• Los estilos de título son la base de la tabla de contenido y del panel de Navegación.

Encabezados, pies y números de página

• Insertar > Encabezado o Pie de página: se elige un diseño o Editar encabezado. Se sale con Cerrar encabezado y pie de página o Esc; para volver a editarlo, doble clic en su zona (Microsoft Support: Insertar un encabezado o pie de página).
• Primera página diferente: quita el encabezado o el número de la portada.
• Insertar > Número de página: ubicación y estilo; en Formato de número de página se puede indicar «Iniciar en» (Microsoft Support: Insertar números de página).

Saltos y secciones

• Salto de página: Insertar > Salto de página o Ctrl+Entrar (Microsoft Support: Insertar un salto de página).
• Salto de columna: Ctrl+Mayús+Entrar; salto de línea (sin nuevo párrafo): Mayús+Entrar.
• Salto de sección: Disposición > Saltos. Una sección permite cambiar dentro del mismo documento orientación, columnas, encabezados o bordes. Tipos (Microsoft Support: Insertar un salto de sección):
  • Página siguiente: la nueva sección empieza en la página siguiente.
  • Continuo: empieza en la misma página (típico para cambiar el número de columnas).
  • Página par / Página impar: empieza en la siguiente página par o impar.
• Para ver dónde están los saltos: Inicio > Mostrar u ocultar ¶.
• Columnas: Disposición > Columnas (o «Más columnas») (Microsoft Support: Crear varias columnas).
• Márgenes: Disposición > Márgenes (o «Márgenes personalizados») (Microsoft Support: Cambiar los márgenes).
• Marca de agua: Diseño > Marca de agua (BORRADOR, CONFIDENCIAL, NO COPIAR, o personalizada con texto o imagen) (Microsoft Support: Insertar una marca de agua).

Tabla de contenido, índice y notas

• Tabla de contenido: se coloca el cursor y Referencias > Tabla de contenido > estilo automático. Se basa en los títulos con estilo (Título 1, Título 2…). Si falta una entrada, normalmente es porque ese título no tiene estilo de título. Se actualiza con clic derecho > Actualizar campo. La tabla «manual» no se actualiza sola (Microsoft Support: Insertar una tabla de contenido).
• Índice (alfabético): «enumera los términos y temas que se tratan en un documento, junto con las páginas en las que aparecen». Primero se marcan las entradas (Referencias > Marcar entrada, o Alt+Mayús+X), que crea campos XE; después Referencias > Insertar índice. Se actualiza con F9 o Actualizar índice (Microsoft Support: Crear y actualizar un índice).
• No confundir: la tabla de contenido sale de los estilos de título; el índice sale de entradas marcadas.
• Nota al pie: Ctrl+Alt+F; nota al final: Ctrl+Alt+D; ambas en la pestaña Referencias (Microsoft Support: Métodos abreviados de teclado de Word).

Revisión: Editor, comentarios y control de cambios

• Editor: revisa ortografía, gramática y sugerencias de escritura (claridad, concisión…); F7 abre su panel. Mayús+F7 abre los Sinónimos (Microsoft Support: Métodos abreviados de teclado de Word; Editor Microsoft).
• Insertar comentario: Ctrl+Alt+M.
• Control de cambios: Revisar > Control de cambios o Ctrl+Mayús+E. Las eliminaciones aparecen tachadas y las inserciones subrayadas, con un color por autor. Se puede elegir seguir los cambios «Para todos» o «Solo míos» y Bloquear seguimiento con contraseña. Vistas de marcado: Revisión simple, Todas las marcas, Sin marcado, Original. Para resolver: Aceptar / Rechazar (uno, todos los mostrados, todos, o todos y dejar de seguir) (Microsoft Support: Realizar un seguimiento de los cambios en Word).

Correspondencia: sobres, etiquetas y combinación

• Sobres: Correspondencia > Sobres. Se escribe la Dirección de entrega y la Dirección de devolución (remite). Al imprimir, Word pregunta si se quiere guardar el remite como dirección predeterminada; así no hay que volver a escribirlo (Microsoft Support: Usar la combinación de correspondencia para crear sobres).
• Etiquetas: Correspondencia > Etiquetas > Opciones (proveedor y número de producto) > «Página completa de la misma etiqueta» o «Etiqueta única» > Imprimir o Nuevo documento (Microsoft Support: Crear e imprimir etiquetas).
• Combinar correspondencia: crea un lote de documentos personalizados (cartas, mensajes de correo, sobres, etiquetas o directorio). Elementos (Microsoft Support: Usar la combinación de correspondencia…):
  • Documento principal: el texto común.
  • Origen de datos: hoja de Excel, contactos de Outlook, base de datos o lista creada en Word.
  • Campos de combinación: marcadores que indican dónde va cada dato (Bloque de direcciones, Línea de saludo, Insertar campo de combinación).
  • Pasos: Iniciar combinación de correspondencia > Seleccionar destinatarios > insertar campos > Vista previa de resultados > Finalizar y combinar (editar documentos individuales, imprimir o enviar mensajes de correo).