Documento, registro y archivo administrativo

Este tema combina normas (Ley 39/2015, Real Decreto 203/2021, Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico y Real Decreto 1708/2011 de archivos) con conceptos de archivística (clasificación y ordenación). Hoy todo gira en torno a lo electrónico: registro electrónico, documento electrónico y archivo electrónico único.

1. Concepto de documento

Documento en sentido amplio

Es documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso informático. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones (art. 49.1 Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español).

Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier época producidos o reunidos por cualquier organismo público (art. 49.2). Los de entidades políticas, sindicales, religiosas o culturales privadas, cuando tienen más de 40 años, y los de otros particulares, cuando tienen más de 100 años (art. 49.3 y 4).

Documento de archivo: ejemplar en cualquier soporte, testimonio de las actividades y funciones de personas físicas o jurídicas, públicas o privadas (art. 2.2.b RD 1708/2011).

Documento administrativo

• Documentos públicos administrativos son los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones. Se emiten por escrito y por medios electrónicos, salvo que su naturaleza exija otra forma (art. 26.1 Ley 39/2015).
• Documento administrativo electrónico: información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado (art. 46.1 RD 203/2021).

Para ser válido, el documento electrónico administrativo debe (art. 26.2 Ley 39/2015):

1. Contener información en un soporte electrónico con un formato determinado.
2. Tener datos de identificación que permitan individualizarlo.
3. Incorporar una referencia temporal de su emisión.
4. Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
5. Incorporar las firmas electrónicas que correspondan.

No necesitan firma los documentos meramente informativos ni los que no formen parte de un expediente, aunque siempre debe identificarse su origen (art. 26.3).

Copias

• Las copias auténticas tienen la misma validez y eficacia que los originales (art. 27.2 Ley 39/2015). Las de documentos privados solo surten efectos administrativos, y las hechas por una Administración valen en las demás (art. 27.1).
• Pueden expedirse mediante funcionario habilitado o actuación administrativa automatizada (art. 27.1).
• Las copias en papel de documentos electrónicos llevan un código seguro de verificación (CSV) u otro sistema que permita contrastar su autenticidad (art. 27.3.c).

Documentos aportados por los interesados (art. 28 Ley 39/2015)

• Derecho a no aportar documentos que ya tenga cualquier Administración; la Administración los consulta salvo oposición del interesado (no cabe oponerse en potestades sancionadoras o de inspección) (art. 28.2).
• No se exigirán originales, salvo excepción legal (art. 28.3).
• Las copias aportadas tienen eficacia solo en el ámbito de la actividad de las Administraciones (art. 28.6) y el interesado responde de su veracidad (art. 28.7).

El expediente

Es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución, así como las diligencias para ejecutarla (art. 70.1 Ley 39/2015). Tiene formato electrónico y, cuando se remite, va con un índice numerado (art. 70.2). No forman parte de él la información auxiliar o de apoyo (notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos, juicios de valor), salvo los informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución que ponga fin al procedimiento (art. 70.4 Ley 39/2015).

2. El registro

Concepto y funciones

El registro es la unidad que deja constancia oficial de la entrada y salida de documentos. Sus funciones básicas son:

• Recepción de documentos.
• Asiento (anotación) de entradas y, en su caso, de salidas.
• Acreditación de la fecha y hora de presentación mediante recibo.
• Remisión sin dilación a la unidad destinataria (art. 16.2 Ley 39/2015).
• Digitalización de lo presentado en papel (art. 16.5).

El Registro Electrónico General (art. 16 Ley 39/2015)

• Cada Administración dispone de un Registro Electrónico General donde se asienta todo documento presentado o recibido en cualquier órgano u organismo; también pueden anotarse las salidas (art. 16.1).
• Los organismos pueden tener su propio registro electrónico, interoperable e interconectado con el general (art. 16.1).
• Los asientos se anotan respetando el orden temporal de recepción o salida (art. 16.2).
• Cada asiento recoge: número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora, identificación del interesado, órgano remitente y destinatario y referencia al contenido. Se emite automáticamente un recibo con copia autenticada, fecha, hora y número de entrada (art. 16.3).

Dónde se pueden presentar los documentos (art. 16.4 Ley 39/2015)

1. En el registro electrónico de la Administración destinataria o en el de cualquier otra Administración.
2. En las oficinas de Correos.
3. En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
4. En las oficinas de asistencia en materia de registros.
5. En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

Los documentos presentados en papel se digitalizan y se devuelven los originales al interesado (art. 16.5). Si no pueden devolverse en el momento, se conservan a su disposición seis meses (art. 53.1 RD 203/2021).

Funcionamiento electrónico (art. 31 Ley 39/2015)

• El registro electrónico admite documentos todos los días del año, las 24 horas (art. 31.2.a).
• Se rige por la fecha y hora oficial de la sede electrónica (art. 31.2).
• Lo presentado en día inhábil se entiende presentado en la primera hora del primer día hábil siguiente (art. 31.2.b).

Desarrollo reglamentario (RD 203/2021)

• El Registro Electrónico General de la AGE es el conjunto agregado de asientos de todas sus unidades y es accesible desde la sede del PAGe; sus anotaciones tienen plena validez para todas las Administraciones (art. 38).
• Las oficinas de asistencia en materia de registros tienen naturaleza de órgano administrativo (art. 40.1). Sus funciones incluyen digitalizar y registrar, emitir recibos, expedir copias electrónicas auténticas, informar sobre identificación y firma, identificar o firmar por el interesado no obligado, practicar notificaciones por comparecencia espontánea, comunicar el código del órgano destinatario e iniciar el apoderamiento apud acta (art. 40.3).
• Los registros se conectan mediante el Sistema de Interconexión de Registros (SIR) (art. 60).