Archivos judiciales y Juntas de Expurgo

1. Normativa y conceptos básicos

La materia se rige por el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales, que derogó el viejo Real Decreto de 29 de mayo de 1911 sobre expurgo, y por el capítulo de archivos del Real Decreto-ley 6/2023 (arts. 79-80), que incorpora el archivo judicial electrónico. El RD 937/2003 entró en vigor a los seis meses de su publicación (disposición final tercera).

Ten en cuenta que el RD 937/2003 habla de «secretario judicial»: hoy es el Letrado de la Administración de Justicia (LAJ). Y sigue citando la LOPD de 1999 y la Ley 30/1992, hoy sustituidas por la LO 3/2018 y las Leyes 39 y 40/2015.

Definiciones (art. 1 RD 937/2003)

• Objeto: modernizar y regular la organización y funcionamiento de los archivos judiciales y el procedimiento de expurgo (art. 1.1).
• Archivo judicial: tanto el conjunto orgánico de documentos judiciales como el lugar donde se custodian y clasifican (art. 1.2).
• Expurgo: procedimiento para determinar cuándo un documento pierde toda su utilidad o, por el contrario, debe conservarse (art. 1.3).
• Documentos judiciales: las actuaciones procesales y los documentos aportados por las partes o terceros, por escrito o por medios electrónicos, cualquiera que sea su soporte (art. 1.4).
• Finalidad: un sistema de gestión que sirva a los fines de la Justicia y garantice el acceso de quien tenga interés, con las limitaciones legales (art. 1.5).

Ámbito (art. 2 y disposiciones adicionales)

• Se aplica a los documentos de todos los órdenes jurisdiccionales derivados de la actividad judicial y a los expedientes gubernativos (art. 2.1).
• Excluidos (art. 2.2): los libros de sentencias, los de registro y demás de llevanza obligatoria, y los expedientes del Registro Civil.
• Tampoco se aplica a: documentos judiciales de los archivos históricos (Histórico Nacional, Simancas, Indias, Corona de Aragón e históricos provinciales o autonómicos) (DA 4.ª); documentos del Ministerio Fiscal no incorporados a procesos (DA 5.ª); y archivos de juzgados togados y tribunales militares (DA 6.ª).

2. Nuevas tecnologías y archivo electrónico

En el RD 937/2003 (art. 3)

• Los archivos de Gestión, Territoriales y Central se gestionan con programas informáticos compatibles con los de juzgados y tribunales (art. 3.1), aprobados por el CGPJ a propuesta del Ministerio de Justicia o de las CCAA con competencias (art. 3.2).
• Los documentos en papel pueden convertirse a soporte magnético u otro mediante digitalización, microfilmación o técnicas similares, garantizando integridad, autenticidad y conservación; y los electrónicos pueden reproducirse en papel (art. 3.3).

En el RDL 6/2023 (arts. 79-80)

• Las Administraciones con competencias en Justicia dispondrán de un sistema de archivo judicial electrónico que asegure el acceso y la conservación a largo plazo de expedientes y documentos electrónicos. Debe ser interoperable con todos los sistemas de gestión procesal, con calidad equivalente en todo el territorio, según reglamento o normativa del Comité técnico estatal de la Administración judicial electrónica. Cada Administración decide si lo presta por servicios comunes, a través de sus sedes electrónicas o por ambas vías (art. 79).
• Documentos en papel ya digitalizados: transcurrido el plazo que se determine reglamentariamente, los documentos no electrónicos de los que se haya obtenido copia electrónica auténtica incorporada al expediente judicial electrónico pueden devolverse a quien los aportó o destruirse, con los requisitos del propio RDL o de su desarrollo reglamentario o normativa técnica; la ley no fija ella misma ese plazo (art. 80.1). La devolución o destrucción se hace bajo responsabilidad del LAJ, o por resolución judicial si la naturaleza probatoria u otros fines lo aconsejan, previa audiencia de las partes en todo caso (art. 80.2).